PROJE YÖNETİMİNDE TAKIM İLETİŞİMİ

Proje yönetiminde “insan unsuru” asla önemini yitirmeyecek önemli bir faktördür. Projeler insanlar tarafından yürütüldüğü için, bu unsurlar arasındaki iletişim de önemli bir olgudur.

İnsanı birer obje ya da eşya gibi gören yönetim anlayışları iflas etmeye mahkûmdur. İnsan, saygı görmek, nezaket gösterilmek ister. Birer makine değiliz ve bizim de karşılanması gereken üst düzey ihtiyaçlarımız vardır. Hepimiz, sevilmek, takdir edilmek, güvenlik ihtiyacımızı karşılamak, sağlıklı olmak, başarılı olmak istiyoruz. Bu beklentiler, tüm çalışan ve üreten insanların buluştuğu bir ihtiyaçlar ortak paydasıdır.

İş ortamında çalışan bireylerin arasındaki saygı, sevgi ve birbirlerine verdikleri değer, o kurumun başarıya ulaşabilmesi açısından temel ihtiyaçlardan biridir. Proje takımlarında da projenin başarı ile sonuçlanabilmesi için takım üyeleri arasındaki saygı, işbirliği ve değer verme çok önemli bir faktördür. En iyi proje takımları, bireylerin birbirlerine değer verdiği, saygı gösterdiği gruplar olmaktadır. Bunu kendi ekibimizde, nasıl sağlayabiliriz sorusunun cevabı çok basit ve net olarak verilebilir.” Size nasıl davranılmasını istiyorsanız insanlara öyle davranın”. Bu çok basit kural, iyi bir takım iletişimi için anahtar roldedir.

Takım içindeki iletişimi nasıl canlandırabilir ve olumlu ivme kazandırabiliriz sorusuna vereceğimiz cevabı biraz daha detaylandırırsak karşımıza uygulaması oldukça kolay bazı püf noktalar çıkmakta.

• Hatalı olduğunuzda bunu kabul edin. Hatasız kul olmaz. Doğal olarak hepimiz hata yaptık, yaparız ve gelecekte de yapmaya devam edeceğiz. Yapılan hatanın hemen ardından takım elemanlarının görmek istediği şey bu hatanın nasıl çözümlendiği hususudur. İşte asıl ilişkileri ve iletişimi etkileyen nokta burasıdır. Maalesef şark mentalitesinden gelen bir toplumun bir bireyi olarak hatalı olduğumuzu kabul etmek kolay değildir fakat bunu yapabildiğimizde takımdakilerin size olan saygılarının artacağı muhakkaktır. Unutmayalım ki karşımızdaki insan alçakgönüllülük, olgunluk, zarafet gösterdiğinde ona karşı biz de sempati besler, saygı duyar ve kendimizi ona daha yakın hissederiz. Bu nedenle hatalı olduğumuzda bunu kabul etmemiz önemli bir davranış şeklidir.

• Hoş görülü olun, yardım etmekte gecikmeyin. Günümüzün rekabetçi iş ortamı, spesifik konularda uzmanlaşmayı gerektirmektedir. Dolayısı ile herkesin her konuyu bilmesi imkânsızdır. Bizden yardım isteyen bir takım elemanına hoşgörü ile yaklaşmamız gerekir. Sürecin işleyişi sırasında zaman zaman bizim de onun yardımına ihtiyaç duyacağımız sorunlarla karşılaşabiliriz. Takım içerisindeki herkes bilgi ve tecrübe birimini paylaşabiliyorsa, oluşan ortak ve büyük güç ile tüm sorunların üstesinden gelinebilir. Yine şunu unutmayın ki bu tür “yardımsever” kişiler, takım içerisinde her zaman olması istenen, saygı duyulan, aranan kişilerdir.

• Direkt temas kurun. İletişimde “direk temas” oldukça önemlidir. Mümkün olabildiğince “yüz yüze iletişim” en sağlıklı iletişim şeklidir. İletişimde olmanız gereken paydaşlarla yüz yüze ya da telefonla iletişim kurmaya çalışın, onların mümkün olduğunca toplantılarınıza katılmalarını talep edin ve böylece iletişim problemlerini minimuma indirmeye çalışın. E-postalar, maalesef şu andaki teknolojik düzeyleri ile sesimizi, tonumuzu ve vücut dilimizi aktaramamaktadır.

• Her hafta bir takdir notu yazın. “Takdir edilmeyen davranışlar, iş süreçlerini olumsuz etkiler” deyişinden yola çıkarak takdir edilmenin bir insan için ne kadar önemli olduğunu, ona ne kadar olumlu bir motivasyon kazandıracağını unutmayınız. Bu tür notlar, özel takdir belgelerinin çalışanlar tarafından özellikle saklandığını, önem verildiğini unutmayalım ve bir yönetici olarak bu konuda cimri olmayalım. Üstelik, bu olumlu davranışınızla diğer takım üyelerine bir rol modelliği yaparsınız. Bu, aynı zamanda bir güven duygusu da yaratır.

• Güzel şeyler yapın.

Proje yöneticisi bir örnek rol modeli olarak, diğer takım üyelerine karşı hep saygılı ve kibar davranmalı, her zaman cana yakın, mütevazı ve yardımcı olması gerekir. Bu tür ince davranışlar neredeyse hiç zaman almaz ve projenin, organizasyonun ya da takım ruhu açısından beklenenden fazla olumlu etki yaratabilir.

Kendinize gösterilmesini istediğiniz incelik ve saygıyı diğerlerine de göstermemiz gerekir. Bunu, siz ve karşınızdaki proje elemanı arasındaki bağları ve güveni artırmak için bir fırsat olarak görün ve bu konuda çaba harcayın. Eğer olumlu ve yapıcı davranışlar sergiler ve eleştiriden kaçınırsanız, iyi bir iletişimci olma konusunda ciddi mesafe kat etmiş olursunuz.

Dr. Faruk BUDAK