RİSK YÖNETİM PLANI – 3

RİSK YÖNETİM PLANI NASIL YAPILIR

Bir proje risk yönetim planı yapmak için nasıl bir yol izleyeceğiniz, başladığınız projenin türüne bağlı olarak değişebilir, ancak genel olarak adımlar aşağıdaki gibidir:

1. Gerekli Proje Dokümanlarını Toparlayın

Proje Beratı (Proje Başlatma Belgesi):

Bu belge projenizin, proje sponsorunun ve proje yöneticisi olarak sizlerin hedeflerini belirler. Açıkçası size bir proje yönetim planı ve ardından bunun içinde bir risk yönetim planı oluşturma hakkı verir. Kuruluşunuzda resmi proje başlatma belgeleri kullanılmıyorsa, en azından bunu bir e-posta veya daha az resmi bir özet ile belgelemelisiniz.

Proje Yönetim Planı:

Proje Planı ile karıştırılmaması için bu belge, projenin nasıl yönetileceğini, izleneceğini ve kontrol edileceğini üst düzeyde özetler – hangi metodoloji kullanılacak, ilerleme nasıl raporlanacak?

Paydaş Kaydı:

Risk yönetim planı sürecinde riski düşünmeden önce proje paydaşlarının kim olduğuna dair sağlam bir fikre sahip olmak her zaman iyidir. Bunun nedeni, bu paydaş gruplarının her birinin insanlar, süreçler ve teknoloji açısından farklı bir dizi risk sunacak olmasıdır. Hatta proje boyunca riskleri belirlemeye davet edilebilirler ve bazen risk sahibi de olabilirler!

2. Kapsamı Belirleyin

Proje başlatma belgesinden proje tanımını ve hedeflerini alın ve projenin başarısız olmasının olumsuz etkisini belirleyin.

Ekibiniz ve proje sponsorunuzla risk yönetim planı hakkında bir dizi görüşme yürütmek için bu proje kapsamını kullanın.

3. Risk yönetim planı sürecinde riskleri nasıl belirleyip değerlendireceğinize ekibinizle birlikte karar verin

Farklı proje türleri için farklı metodolojiler uygun olacaktır.

Seçtiğiniz yöntemlerin, ekibin proje boyunca yapması için de sürdürülebilir olması gerekir.

Buradaki anahtar, doğru tartışmalara sahip olmak ve ekibiniz ve paydaşlarınızla erkenden fikir birliği oluşturmak için girdi toplamaktır.

Risk kategorileri, risk yanıt türleri ve risk ciddiyetini hesaplama yolları üzerinde anlaşmak için görüşmeler yapın.

4. Riskleri belirlemeye başlayın (ve yinelemeye devam edin!)

Projeniz sırasında yoldan çıkabilecek her şeyi düşünün!

Bunu yapmanın harika bir yolu Risk Çalıştayı yapmaktır; bu, ekibinizi, kilit paydaşları, proje sponsorunu ve diğer paydaşları içeren bir grup oturumu olup riskleri belirlemek, değerlendirmek ve risklere verilen yanıtları planlamaktır.

Çalıştay sırasında, SMART sonuçlarımız olduğundan emin olacağız. Çalıştaydan sonra, belgeyi tam olarak tamamlamak için tüm öğeleri detaylandıracaksınız.

Bir proje yöneticisi olarak, risk çalıştaylarında katılımcıların var olan riskleri düşünmelerine ve aynı zamanda dikkate almamış olabilecekleri risklere bakmalarına destek olabilmek için bir kolaylaştırıcı olarak hareket etmek çok uygundur.

Bir çalıştayın önemli bir sonucu, yalnızca elimizde mevcut risklerin bir listesinin bulunmasını sağlamakla kalmayıp, tüm paydaşların risklerin ne olduğu, risk yanıtının ne olduğu ve bunun proje üzerindeki muhtemel etkisi konusunda aynı fikirde olmasını sağlamaktır. Başarılı bir proje için bu zamanı paydaşlarla geçirmek çok önemlidir.

5. Risk sahiplerini atayın

Riskleri belirlerken, sahiplerini atamak için ekiple birlikte çalışmalısınız. Proje yöneticisi olmanız, tüm risk yanıt fikirlerine sizin sahip olduğunuz anlamına gelmez!

Bununla birlikte, bu sorumluluk ve risk yanıtı, görevleri için sorumluluk alan insanlara bağımlı olduğunuzdan, sonuçlandırılması en zor risk yönetimi alanı olabilir.

Tüm risk sahiplerinin sorumlulukları konusunda net olduğundan ve RMP’yi okuduklarından emin olun.

6. Risk listesini doldurun

Mantıklı görünebilir ancak risk yönetimi şablonunu doldurmak başlangıçta düşünülenden daha karmaşık olabilir. Her bir satır öğesine ve riskler arasında bulunabilecek daha geniş korelasyonlara bakmadan önce şu kilit alanlara bakmanız uygun olacaktır. Tanım, Risk yanıtı kategorisi, Risk Yanıtı ve Risk Sahibi.

Her riski ve riskle ilgili önemli ayrıntıları kaydettiğinizden emin olun.

7. Risk listesini yayınlayın

Herkese çıktıyı okuması ve işlemesi için zaman tanımak için güncellenmiş risk listesini çalıştaydan hemen sonra en kısa zamanda gönderin.

Bu aynı zamanda proje veya tamamlanması gereken belirli eylemlerin zaman çizelgesini oluşturmak veya tanımlamak için daha kapsamlı proje görüşmelerinde de kullanılabilir. Çıktının diğer proje dokümanlarında kullanılabilmesi için zamanında olması önemlidir.

8. Proje boyunca riskleri sürekli olarak izleyin ve değerlendirin

Bir projeye her zaman yeni riskler eklenir. Aslında, bir riski azaltmak başka bir risk yaratabilir veya “artık risk” bırakabilir.

Proje kısıtlamalarınız dahilinde mümkünse, risk çalıştaylarınızı proje süresi boyunca periyodik olarak tekrarlamaya çalışın veya risk kaydı incelemelerini diğer yinelenen planlama faaliyetlerine dahil edin.

Hiçbir şey, bir riskten kaçınmak için yoldan çıkarak yalnızca körü körüne başka bir riske girmek kadar kötü hissettirmez.

9. (Risk Yönetim Planı) RYP’nizi yeniden kullanılabilir ve erişilebilir bir biçimde arşivleyin

Projenizden sonra, gelecekte başvurmak üzere Risk Yönetim Planı arşivlemek iyi bir fikirdir. Bunun birçok nedeni vardır (aslında, kuruluşunuzda zorunlu olabilir), ancak en önemli olanı şudur: her RYP her projeye uygun olmasa da bazı risk ve yanıt stratejileri hala uygulanabilir olacaktır. Bir sonraki projeniz için bir temel oluşturmak için geçmiş proje risklerini kullanın.

Sonuç

İster acemi bir proje yöneticisi ister deneyimli bir profesyonel olun, projenizin başarısı için iyi bir risk yönetim planı sahibi olmak hayati önem taşır ve risk yönetiminin temellerini gözden geçirmek bunun için önemlidir. Başarılı bir risk yönetim planı anahtarı “uyarlanabilirlik”tir. Yürüttüğünüz her projede risk yönetim planını çalıştığınız projeye ve sektöre uyarlayabildiğinizden emin olmalısınız.

FABE PROJE