Türkçe
English
İŞ AKIŞI YÖNETİM SİSTEMİ İŞ SÜRECİNİZİ NASIL İYİLEŞTİREBİLİR
İş akışı yönetiminin iş süreciniz için bir dünya farkı yaratabileceği dört ana alan vardır:
Bireysel verimlilik
Takım uyumu
Bilgi şeffaflığı
İşbirliği kolaylığı
Bireysel verimlilik
Daha önce makalenin ilk bölümünde belirtildiği gibi, çoğumuz her gün bir ton zaman harcıyoruz. İş yerindeki zamanınızın %60’ından azı verimli bir şekilde harcanıyor. İş akışı yönetimi, bu şaşırtıcı üretkenlik eksikliğine katkıda bulunan birçok faktörün ortadan kaldırılmasına yardımcı olabilir.
Nasıl?
İlk olarak, insanların işlerine en uygun araçlarla çalışmasına olanak tanır. İş akışı yönetimi, iş akışlarınızın ekipler ve araçlar arasında nerede olduğunu belirler ve bunları birbirine bağlamak için entegrasyonu kullanır. Bu, sevdiğiniz Trello panolarına bağlı kalabileceğiniz ve Jira’yı öğrenmek ya da bilgileri başka bir ekibin aracına kopyalayıp yapıştırmakla zaman kaybetmeyeceğiniz anlamına gelir – gününüzü düzene sokar ve her hafta saatlerce çalışmadan tasarruf etmenizi sağlar.
Meşgul işlerden bahsetmişken, iş akışı otomasyonu, iş akışınızda gereksiz zaman alan önemsiz görevleri de ortadan kaldırır. İş akışı araçları, iş akışı süreçleri aracılığıyla tekrarlanan görevlerin otomatik olarak ele alınması için iş kurallarına göre otomatikleştirilmiş süreçler kurmanızı sağlayabilir.
Ve sonra e-postalar ve toplantılar var. İş akışı yönetimi, halihazırda kullanmakta oldukları araçlarda bilgileri herkes için daha kolay erişilebilir hale getirerek, gelen kutunuzda geçirdiğiniz veya Zoom toplantılarında esnememeye çalıştığınız süreyi önemli ölçüde azaltabilir.
Takım uyumu
Yöneticilerin karşılaştığı bir numaralı zorluk, kendi işlerini yönetim sorumluluklarıyla dengelemektir. Özellikle ekibiniz birden fazla araç ve konumda çalışıyorsa, dengeyi sağlamak gerçekten zordur.
Bir iş akışı motoru, insanlar nerede yaşarlarsa yaşasınlar iş akışlarını optimize etmenize olanak tanır. Ardından entegrasyon, iş liderlerini bir araya getirmeyi sağlamak için iş akışlarını kendi araçlarından gerçek zamanlı olarak izleme konusunda güçlendirir. Bu şekilde, yapılan bir şey bir çok insana uygunsuz göründüğünde veya takım bir engelleyici unsurla karşılaştığında, hemen araya girip işleri düzeltebilirsiniz.
Ayrıca, iş akışı yönetimi aracılığıyla ortaya çıkan performans verileri, ekip liderlerini ekiplerinin çalışma şeklini gözden geçirme ve iyileştirme konusunda güçlendirerek, daha iyi dengelemeye yol açar.
Bilgi şeffaflığı
İhtiyacınız olan bilgiyi bulmaya çalışırken bir ton zaman harcıyor musunuz? Ortalama bir çalışan, bilgi bulmak için her hafta yaklaşık sekiz saat harcıyor.
İş akışı yönetimi, dosyalara kimlerin erişebileceğini, görebileceğini veya düzenleyebileceğini kontrol edebilmeniz için erişim kontrolleri sağlar.
Entegrasyon, işi ihtiyacı olan herkes için erişilebilir kılar ve yöneticilere ihtiyaç duydukları görünürlüğü sağlar. Artan şeffaflık, bireysel katkıda bulunanların işe öncelik vermek ve bağımsız karar vermeyi hızlandırmak için gereken tüm bilgilere sahip olduğu anlamına gelir. Ve tüm bunlar, eşzamansız olarak, anlamsız ileri geri mesajlaşma ve daha az toplantı olabilir.
İşbirliği kolaylığı
İşbirliği giderek zorlaşıyor. İnsanlar genelleştirilmiş araçlardan role özgü araçlara geçtikçe, uzaktan çalışmanın büyümesine katkıda bulunun ve işlevler arası proje yönetimiyle başa çıkmak için zorlu bir ortamla baş başa kalırsınız.
Ancak iş akışı yönetimi, kullandığınız aracı ortak bir platforma dönüştürerek önemli engelleyicileri ortadan kaldırır. İnsanlar, seçtikleri herhangi bir iş akışı yazılımından geri bildirim paylaşabilir, öğeleri onay iş akışları aracılığıyla taşıyabilir, işleri teslim edebilir ve projeleri tamamlamaya zorlayabilir.
İş Akışı Yönetimi Örnekleri
İş akışı yönetimi pratikte nasıl görünür? Neredeyse sonsuz sayıda kullanım durumu vardır, ancak iki farklı iş akışına bir göz atalım: ekip koordinasyonu ve işlevler arası proje.
Ekip koordinasyonu iş akışı
Bir yöneticinin, herkesi motive etmek ve aynı hedeflere doğru ilerlemek için ekibinin ne üzerinde çalıştığını bilmesi gerekir. Herkes farklı araçlar üzerinde çalışırken bunu yapmak zor.
Bunu akılda tutarak, işte ortak bir ekip koordinasyonu iş akışı örneği:
Önceki günün görev atamalarını tartışmak ve bugün için plan yapmak için her sabah ekibinizle bir stand-up toplantısı yapın.
Bugün hangi görevlerin ve projelerin sonunun geldiğini görmek için görev yönetimi aracınızı kontrol edin.
Görevlerindeki ilerlemeyi izlemek ve uyumu sağlamak için çeşitli ekip üyelerinizin çalışma araçlarını kontrol edin. Veya bu güncellemeleri istemek, bir onay süreci başlatmak vb. için sohbet veya e-posta yoluyla onlara ulaşın.
Projeler veya KPI’lar hakkında güncellemeler almak için günde birden fazla toplantıya ev sahipliği yapın veya katılın.
Ek toplantılar, e-posta veya sohbet yoluyla güncellemeleri ekibin geri kalanına dağıtın.
Yeni girişimler planlayın ve bunları ekibinizin her bir aracında oluşturun.
Tüm bu farklı kaynaklardan gelen bilgileri yönetim kurulu veya yöneticilerinizden raporlara çekin.
Bu çok iş gibi geliyor olabilir, maalesef öyle.
Farklı bilgi kaynakları, yoğun çalışmaya ve toplantı aşırı yüklenmesine yol açar. Günlerinizi bir Gantt Şeması’ndan Trello’daki bir Kanban panosuna atlayarak, projelerin nasıl ilerlediğini anlamaya çalışmakla geçirmek, zamanınızın en iyi kullanımı değildir.
İş akışı yönetimi, süreç iyileştirmenin biletidir. Araçlar arasında geçiş yaptığınız ve tekrar eden işler yaptığınız tüm yerleri belirlemenize yardımcı olacaktır. Ardından, optimize edilmiş, otomatikleştirilmiş iş akışları aracılığıyla bu yoğun işlerden kurtulmanız için süreç otomasyonu için bir araç sağlayacaktır.
Tercih ettiğiniz iş yönetimi aracında merkezi bir ekip projesi oluşturun.
Bir iş akışı yönetimi aracıyla aracınızı raporlarınızın araçlarıyla entegre edin. İyi bir iki yönlü entegrasyon, herkesin güncel kalması için araçlar arasında bilgi akışına izin verecektir.
Ekibinizin görevlerini her gün doğrudan favori aracınızdan izleyin. Güncellemeler, projenizde gerçek zamanlı olarak otomatik olarak görünür hale getirilir. Bu, belirli bir görev hakkında hızlı bir şekilde geri bildirim sağlamanıza, soruları takip etmenize veya kurs projelerinin tamamını düzeltmek için adım atmanıza olanak tanır.
Aynı projeden güncellemeler sağlayın, işi devredin ve girişimlerin öncüsü olun.
projenizi yönetim kurulu veya yönetiminizin çalışma araçlarıyla entegre edin ve önemli güncellemeleri doğrudan bunlarla senkronize edin.
İşlevler arası bir proje iş akışı
Farklı ekiplerin bir proje üzerinde birlikte çalışması gerektiğinde, iletişim son derece önemlidir. Herkesin ortak çalışanlarının ne üzerinde çalıştığını, projenin nasıl ilerlediğini ve yol boyunca herhangi bir engel olup olmadığını anlaması gerekir.
Projeyi planlamak ve görevleri atamak için tüm proje paydaşlarıyla bir başlangıç toplantısı yapılır.
Projeye dahil olan her kişi veya ekip, görevlerini kendi çalışma araçlarına girecektir.
Her hafta, sahip olduğunuz görevler hakkında birbirinizi güncellemek, soru sormak veya geri bildirim sağlamak için bir proje toplantısı düzenlersiniz
Toplantılarınız arasında, bilgi dağıtmak, sorulara anında yanıt almak veya zamana duyarlı sorunları dile getirmek için sohbet ve e-posta kullanılır.
Herhangi biri projeyi etkileyen engelleyicilerle karşılaşırsa, konuyu grup olarak ele almak için özel toplantılar çağrılır.
Proje güncellemelerini almak için haftalık toplantılara güvendiğinizde, iş arkadaşlarınızın sevmediği, katılmadığı veya proje vizyonlarıyla uyuşmayan bir şey üzerinde beş gün çalışarak geçirme riskini alırsınız.
O zaman bu durumda iletişim sorunları için bir potansiyel her zaman var. E-postalar gelen kutunuzda ne sıklıkla kayboluyor? Her gün kaç tane Slack mesajı alıyorsunuz? Bu tür bir iletişim çalışma aracınızdan ayrı olduğu için, paydaşlar önemli tartışmaları kaçırabilir.
Bir iş akışı yönetim sistemiyle, birçok olası sorunu ortaya çıkmadan önce çözebilirsiniz. Optimize edilmiş iş akışı şöyle görünebilir:
Tüm proje paydaşları ile bir başlangıç toplantısı yapılır. Proje için bir plan oluşturulur ve görevler verilir.
Projeye dahil olan her kişi veya ekip, görevlerini kendi çalışma araçlarına girecektir. Bu araçlar entegre edilir ve ilgili görevler ve projeler birlikte senkronize edilir.
Projeye dahil olan herkes, tercih ettikleri çalışma aracından görevlerin ilerlemesini izleyebilir, iletişim kurabilir ve işbirliği yapabilir. Tüm bilgiler paydaşlar tarafından anında görülebilir ve tüm tartışmalar herkesin görebileceği şekilde proje içinde gerçekleşir.
Gerçek zamanlı güncellemeler, insanların sorunları olduğu gibi tanımlayabilmesi ve geri bildirimin daha hızlı alınması, boşa harcanan çabanın azaltılması ve projeyi son teslim tarihine kadar tutması anlamına gelir.
İş akışı yönetim sistemlerimizin verimli olması gerekir. İş akışı yönetimi, entegrasyon, otomasyon ve analitik yoluyla bunları sürekli olarak iyileştirebileceğiniz bir çerçeve sağlar. Daha iyi bir iş akışı, daha uyumlu, üretken ve işbirlikçi bir ekip anlamına gelir.
FABE PROJE