Türkçe
English
Kilit paydaşların katılımı, bir projeyi mükemmel hale getirebilir veya başarısız kılabilir. Günün sonunda, elde edeceğimiz sonuç paydaşların beklentilerini karşılamıyorsa – bütçe sınırları içinde ve zamanında bitirseniz bile projeniz başarısız olacaktır. Bu nedenle, bir paydaş yönetim planı, bir proje girişimini başlatırken dahil edilmesi gereken önemli bir belgedir.
Bir paydaş yönetim planı, proje çıktıları ile beklentilerin uyumlu olmasını ve projenizin başarılı olarak görülmesini sağlamanıza yardımcı olacaktır. Bir sonraki projeniz için mükemmel paydaş yönetimi planını nasıl oluşturacağınızla ilgili en iyi ipuçları aşağıda yer almaktadır.
Paydaş Yönetim Planı Nedir?
Paydaş yönetimi planı, ekibinizin proje yaşam döngüsü boyunca kilit paydaşların hedeflerini ve beklentilerini nasıl yönetmeyi planladığını ana hatlarıyla açıklayan yazılı bir belgedir.
Paydaşlar kimlerdir?
Paydaş, projenizden etkilenebilecek veya projenizin nasıl sonuçlanacağıyla işle ilgilenen herhangi bir kişidir. Ortak paydaşlar şunları içerir:
Proje ekibi üyeleri
Proje sponsorları
Şirket yöneticileri
Müşteriler ve müşteriler
Son ürün kullanıcıları
Tedarikçiler ve satıcılar
Müteahhitler
Topluluk üyeleri
Kilit proje paydaşları, yalnızca proje sonucuna ilgi duyan değil, aynı zamanda iletişim planlarını, politikayı ve diğer prosedürleri etkileme gücüne sahip paydaşlardır. Bu etki, katılım düzeyleri, gözden geçirme döngüleri ve daha fazlasıyla uygulanabilir.
Tipik olarak, kilit paydaşlar arasında müşteriniz, proje ekibiniz, sponsorunuz, kaynak yöneticileriniz ve yürütme komitesi bulunur.
Proje paydaş yönetimi, beklentileri ele alan, çatışmaları çözen ve paydaş ihtiyaçlarının karşılanmasını sağlayan bir paydaş yönetimi stratejisi oluşturmayı içerir.
Etkili bir paydaş yönetimi planı ayrıca tipik olarak kilit paydaşlarınız hakkındaki hayati bilgileri tanımlar ve her birini yönetmek için stratejinizi ve planınızı ana hatlarıyla belirtir.
Paydaş yönetim planı kim tarafından oluşturulur?
Paydaş yönetim planı genellikle proje yöneticisi tarafından oluşturulur. Ancak bu, tek başına tamamladığı anlamına gelmez. Kilit paydaşları belirlemek ve ihtiyaçlarını, beklentilerini ve etki düzeyini değerlendirmek için projenize dahil olan herkesten girdi toplamalısınız.
Paydaş yönetim planı içerisinde neler yer alır?
Bilinen tüm paydaşların listesi: Adlarını, rollerini veya pozisyonlarını ve iletişim bilgilerini ekleyin.
Paydaşların önceliklendirilmesi: Paydaşları, projenizi etkileme yeteneklerine ve sonucunu ne kadar önemsediklerine göre sıralayın.
Paydaş beklentileri: Ne olduklarını bilmiyorsanız beklentileri yönetemezsiniz. Nasıl iletişim kurmayı tercih ettikleri ve neyle dahil olmak istedikleri dahil her şeyi belgelemelisiniz.
İletişim kuralları: Plan, her bir paydaşla iletişim düzeyini, sıklığını ve türünü ve ayrıca ekipte kimin iletişim noktası olduğunu belirtmelidir.
Eylem planları: Bu, planınızın özüdür – Paydaş katılımını nasıl yöneteceğinizi ve beklentilerin karşılanmasını sağlamak için hangi adımları atmanız gerektiğini ana hatlarıyla burada bulabilirsiniz.
Paydaş Yönetim Planı Neden Önemlidir?
Etkili paydaş yönetimi, bir projenin başarısı için çok önemlidir. Kilit paydaşlar genellikle proje fonları, çalışanlar, materyaller veya başarısı için kritik olan bilgiler gibi proje kaynakları üzerinde kontrole sahiptir.
Dokümante edilmiş bir paydaş yönetim planı, paydaşlarınızın çıkarlarının ve beklentilerinin anlaşılmasını sağlar, böylece onları doğru şekilde yönetebilirsiniz. Bir plan, bir proje ekibine, kime neyin ne zaman söyleneceği de dahil olmak üzere, iletişimin nasıl işleyeceğini ifade etmenizi sağlar.
Bir plan oluşturma sürecinden geçmek, paydaşlarınızı analiz etmenize ve onları daha iyi anlamanıza da yardımcı olur. Bu, ihtiyaçlarını daha iyi tahmin etmenize ve endişelerinizi proaktif olarak ele almanıza yardımcı olabilir.
Paydaş Yönetim Planınız Yoksa Ne Olur?
Kilit paydaşlar dahil olmazsa veya daha kötüsü, aktif olarak projenize karşı çalışıyorlarsa, başarısızlık şansınız büyük ölçüde artar.
Zor paydaşlarla başarılı bir şekilde ilgilenmek, onları neyin motive ettiğine dair bilgi gerektirir. Bir paydaş yönetim planı olmadan, onları yönlendiren temel faktörleri anlayamayabilirsiniz, bu da onları kendi tarafınıza çekmekte başarısız olacağınız anlamına gelir.
Paydaş Yönetim Planı Oluşturmaya İlişkin En Önemli İpuçları
Mükemmel bir paydaş yönetimi planının nasıl oluşturulacağına dair sekiz ipucu:
Bir şablon kullanın:
Paydaş yönetimi şablonu, planınızı oluştururken zamandan tasarruf etmenizi sağlar, hiçbir bilgi alanının gözden kaçmamasını sağlar ve şirketinizdeki her paydaş planı aynı görüneceğinden tutarlılık sağlar.
Erken başlayın:
Kilit paydaşlar, projenizi daha başlamadan etkileyebilir. Paydaşları erken belirlemek ve dahil etmek, katılım düzeylerinde ve başarınızda büyük fark yaratabilir.
Düzenli olarak güncelleyin:
Paydaşlar projeniz boyunca değişir. Bazıları görevlerinden ayrılabilirken diğerleri katılabilir. Ayrıca, katılım düzeyleri ve beklentileri zaman geçtikçe değişebilir. Güncel olduğundan emin olmak için planınızı en az ayda bir gözden geçirin.
Şeffaflık sağlayın:
Şeffaflık güven oluşturur ve paydaşlarınızın güvenini kazandığınızda, onların işbirliği ve desteğini de alma olasılığınız çok daha yüksektir. Planınızda iletişim yönergelerinizi oluştururken, açık, sık, iki yönlü iletişimin proje şeffaflığı yarattığını unutmayın.
Önceliği netleştirin:
İlgi ve etkiye dayalı bir paydaşlar tablosu veya matrisi eklemek, çabalarınızı nereye odaklayacağınızı hızlı bir şekilde görmenize ve anlamanıza yardımcı olabilir.
Kısa ve öz olun:
Planınızın başarılı olması için, insanların ilgilendiği şeylerin köküne inmeniz ve onu okuyan herkesin anlayabileceği, kısa ve anlaşılması kolay terimlerle belgelemeniz gerekir.
Çatışma için plan yapın:
Kaçınılmaz olarak, çatışan ihtiyaçları olan paydaşlarınız olacaktır. Sorunları nasıl çözeceğiniz konusunda proaktif olun ve bu yaklaşımı planınızda belgeleyin, böylece herkes önceden haberdar olsun.
Yayınlayın:
Paydaş yönetim planı bir sır olmamalı. Erişilebilir bir yerde saklayın ve paydaşlarla paylaşın. Bu sadece şeffaflığı artırmakla kalmaz, aynı zamanda hiçbir paydaşın veya temel faktörün gözden kaçmamasına yardımcı olur.
FABE PROJE YÖNETİMİ