PROJE YÖNETİMİNDE SWOT ANALİZİ

SWOT analizi, proje yöneticilerinin projelerinin güçlü ve zayıf yönlerinin yanı sıra karşılaşabilecekleri fırsat ve tehditleri analiz etmelerine yardımcı olmak için kullanabilecekleri bir stratejik planlama tekniğidir. SWOT analizini proje yönetimine dahil etmek, proje planlamanızı iyileştirmenize, proje risklerini azaltmanıza ve genel proje başarısı olasılığını artırmanıza yardımcı olabilir.

Aşağıda, proje yönetiminde SWOT analizinin amacını ve sekiz uygulama ipucunu tartışacağız. Ama önce, SWOT’un ne anlama geldiğini kısaca ele alalım.

SWOT NE ANLAMA GELİYOR?

SWOT analizi, işletmelerin genellikle kuruluşlarının dört temel yönünü değerlendirmek için kullandıkları bir tekniktir. Bu analiz, şirketlerin ne kadar başarılı olduklarını ve gelişmek için hangi alanlara odaklanmaları gerektiğini daha iyi anlamalarına yardımcı olabilir.

PEKİ PROJE YÖNETİMİNDE SWOT ANALİZİ NEDİR?

İşletme sahipleri ve yöneticiler, şirketlerini değerlendirmek için bir SWOT analizi kullanabildiği gibi, proje yöneticileri de projelerini değerlendirmek için aynı tekniği kullanabilir.

SWOT kısaltmasını oluşturan dört odak alanına ve bunların proje yönetimine nasıl uygulanacağına dair genel bir bakış:

Güçlü Yönler:

Bunlar, projenizi veya işinizi başarıya hazırlayan iç faktörlerdir (kontrol edebileceğiniz faktörler). Projenin güçlü yönleri, projenin başarılı olmasını sağlayan tüm yönlerini içerir. Bazı örnekler, ayrıntılı proje gereksinimleri, bağlı bir müşteri, sağlam proje yönetimi yazılımı ve deneyimli ekip üyeleridir.

Zayıf Yönler:

Zayıf yönler, başarılı olmanızı zorlaştırabilecek iç faktörlerdir. Örneğin, ekibiniz daha önce hiç birlikte çalışmadıysa ve birkaç üye yeni ve deneyimsizse. Diğer iç zayıflıklar, aşırı yüklenmiş kaynaklar, ilerleme konusunda görünürlük eksikliği, bağlantısız paydaşlar veya proje finansmanı eksikliği olabilir.

Fırsatlar:

Fırsatlar, projenizin başarılı olmasına yardımcı olabilecek, kontrolünüz dışında olan (dış faktörler) faktörlerdir. Şu anda var olan ancak henüz yararlanılmamış mevcut fırsatlar veya gerçekleşebileceğini düşündüğünüz gelecekteki fırsatlar olabilirler. Birincil malzeme satıcınız aniden bir indirim teklif ederse, proje paranızı kurtarmak için bir fırsat olur. Şirketinizdeki başka bir proje erken biterse, projenizin başarılı olmasına yardımcı olmak için kullanabileceğiniz kaynakları serbest bırakabilir.

Tehditler:

Bunlar, gerçekleşmesi durumunda projenize zarar verebilecek dış faktörlerdir. Fırsatlarda olduğu gibi, mevcut veya gelecekteki tehditler olabilirler. Satıcılarınızdan birinin işsiz kalma olasılığı bir tehdit oluşturacaktır. Diğer tehditler kötü hava koşulları (çalışanların işi kaçırmasına neden olan bir kar fırtınası gibi), artan malzeme, malzeme veya yüklenici maliyetleri olabilir.

SWOT ANALİZİNİN AMACI NEDİR?

Proje yönetiminde SWOT analizi, projenizi planlamanıza ve başarısına yardımcı olabilecek veya engelleyebilecek faktörleri göz önünde bulundurmanıza yardımcı olur. SWOT’un amacı, risk alanlarının yanı sıra, proje boyunca dikkat etmeniz ve izlemeniz gereken kontrol edilebilir faktörleri belirlemektir.

SWOT analizi, projeniz için beyin fırtınası yapmanın ve planlamanın basit ve uygun maliyetli bir yoludur. Projenizin güçlü yönlerini, zayıf yönlerini, fırsatlarını ve tehditlerini tam olarak anladığınızda, bu dört faktörü ele alan bir başarı stratejisi planlayabilirsiniz.

Bir SWOT analizi yapmak, sizin ve ekibinizin en iyi yaptığı şeylerden ve ortaya çıkabilecek potansiyel fırsatlardan yararlanmanıza yardımcı olacak yeni fikirler üretmenize yardımcı olabilir. SWOT analizi ayrıca, projenize yönelik zayıf yönler ve potansiyel tehditler konusundaki farkındalığınızı artırmaya yardımcı olur, böylece onlara karşı savunma yapabilirsiniz.

PROJE YÖNETİMİNDE SWOT ANALİZİ YAPMAK İÇİN İPUÇLARI

Proje yönetiminde SWOT analizi, yalnızca doğru bilgileri toplarsanız ve uygun önlemi almak için kullanırsanız etkilidir. Proje yönetiminde bir SWOT analizi yapmanıza ve yürütmenize yardımcı olacak sekiz ipucu:

Tüm kilit paydaşlarınızı sürece dahil edin. Ekip üyeleri, müşteriniz, sponsorunuz ve projeye yakın diğer kişiler, hiçbir şeyin gözden kaçırılmaması için kritik faktörleri belirlemeye ve analiz etmeye yardımcı olmalıdır.

Herkesi bir araya toplayın (sanal olarak veya yüz yüze) ve dört kategorinin (güçlü yönler, zayıf yönler, fırsatlar ve tehditler) her biri için beyin fırtınası yapın.

Beyin fırtınası tamamlandıktan sonra, her bölümdeki faktörleri en önemliden en az önemli olana doğru sıralayın.

SWOT analizini oluşturun ve dağıtın. Her kategorideki faktörleri en önemli en üstte ve en az önemli en altta olacak şekilde listeleyin.

Kontrolünüz dahilindeki tüm faktörleri (güçlü ve zayıf yönler) ve mevcut fırsat veya tehditleri ele almak için eylem planları oluşturun.

Daha sonra ortaya çıkabilecek fırsatların ve tehditlerin nasıl ele alınacağına ilişkin gelecek planları oluşturun. Bu planlar, fırsat veya tehdidin gerçekleştiğini belirleme araçlarını ve bunlardan yararlanmak için eylem planını içermelidir.

Listeyi, tüm paydaşların kolayca başvurabileceği merkezi bir yerde tutun ve önceliklerin akılda kalması için düzenli olarak referans alın.

Herhangi bir değişiklik olup olmadığını ve yeni faktörlerin eklenmesi gerekip gerekmediğini görmek için listeyi proje boyunca periyodik olarak gözden geçirin ve yeniden değerlendirin.

FABE PROJE YÖNETİMİ